10 mẹo làm việc tại nhà hiệu quả mà ai cũng nên biết để tăng năng suất mỗi ngày

Làm việc tại nhà – mơ mộng và thực tế

Khi mới bắt đầu làm việc tại nhà, tôi từng nghĩ đây là thiên đường: không kẹt xe, không deadline dồn dập, muốn ăn lúc nào cũng được, mặc gì cũng chẳng ai quan tâm. Nhưng sau vài tuần, tôi nhận ra mình đang rơi vào một “vùng xám” – không nghỉ ngơi đúng nghĩa, mà cũng chẳng làm việc hiệu quả.

Làm việc từ xa, tưởng dễ mà không hề dễ. Không có ai nhắc nhở, không có không gian làm việc chuyên nghiệp, và không có ranh giới rõ ràng giữa “ở nhà” và “đang làm”. Chính sự thoải mái ấy lại khiến tôi… trì trệ.

May mắn là sau một thời gian dài “tự cứu mình”, tôi đã đúc kết được 10 mẹo cực kỳ thực tế và hiệu quả giúp tôi tăng năng suất làm việc tại nhà, giữ được sự tập trung và cân bằng cuộc sống. Và hôm nay, tôi chia sẻ lại, hy vọng bạn cũng tìm thấy mình đâu đó trong câu chuyện này.

1. Thiết lập không gian làm việc khoa học tại nhà

Câu chuyện thật: tôi từng làm việc trên… giường suốt 2 tuần đầu tiên. Kết quả là đau lưng, ngủ gật và hiệu suất tụt dốc.

Vì thế, mẹo đầu tiên và quan trọng nhất là: thiết lập không gian làm việc tại nhà riêng biệt. Dù căn nhà của bạn nhỏ đến đâu, cũng hãy cố gắng tạo một “góc làm việc cố định”. Bàn làm việc nên gần cửa sổ, đủ ánh sáng, có cây xanh hoặc tranh ảnh truyền cảm hứng.

Tôi đầu tư một chiếc bàn đứng (standing desk), một ghế công thái học tầm trung và dán một tấm bảng trắng để ghi mục tiêu mỗi tuần. Cảm giác “đây là nơi để làm việc” giúp tôi vào trạng thái tập trung nhanh hơn.

2. Xây dựng thói quen làm việc đều đặn như khi ở công ty

Ngủ dậy lúc 10h sáng, vừa ăn sáng vừa mở email, lướt Facebook trong khi đang họp… là thói quen của tôi hồi đầu. Và chẳng mấy chốc, tôi thấy mình “trôi” trong công việc – chẳng có điểm bắt đầu, cũng không biết bao giờ mới kết thúc.

Giải pháp là: thiết lập lịch trình làm việc rõ ràng và đều đặn. Tôi bắt đầu ngày mới vào lúc 7h, ăn sáng, tập thể dục 15 phút, rồi ngồi vào bàn lúc 8h như một ca sáng thật sự. Buổi trưa nghỉ đúng 1 tiếng và tuyệt đối không làm việc sau 6h chiều – trừ khi có việc đột xuất.

Bạn có thể dùng Google Calendar để chia khung giờ cụ thể, chia thành: thời gian tập trung – thời gian họp – thời gian xử lý email.

3. Áp dụng kỹ thuật Pomodoro và công cụ hỗ trợ quản lý thời gian

Nếu bạn chưa nghe đến kỹ thuật Pomodoro, thì đây là một công cụ đơn giản nhưng cực kỳ hiệu quả: làm việc 25 phút – nghỉ 5 phút – lặp lại 4 lần thì nghỉ dài 15 phút.

Tôi sử dụng ứng dụng Forest (giao diện trồng cây rất thú vị), hoặc Focus To-Do để theo dõi thời gian làm việc. Việc chia thời gian như vậy khiến tôi không còn ngồi ì một chỗ rồi… mất thời gian nghĩ xem phải làm gì tiếp theo.

Tôi cũng kết hợp Notion để tạo bảng công việc theo tuần/tháng và sử dụng Toggl Track để theo dõi thời gian thực tế đã dùng cho mỗi dự án.

4. Duy trì động lực và kỷ luật cá nhân khi làm việc một mình

Bạn có biết điều gì khiến tôi “lười” nhất khi làm việc tại nhà không? Đó là chẳng có ai kiểm tra mình cả! Không có quản lý nhìn vào màn hình, không có đồng nghiệp hỏi han deadline – nên rất dễ rơi vào trạng thái “để mai làm cũng được”.

Vì thế, tôi tạo ra một trò chơi nhỏ cho chính mình: mỗi ngày đặt ra 3 mục tiêu rõ ràng (viết xong 1 bài, check email khách hàng, lên kế hoạch cho tuần tới). Hoàn thành đủ 3 việc thì tự thưởng bản thân: một ly trà sữa, một tập phim yêu thích, hay một buổi tối không động đến máy tính.

Đó là cách tôi tạo động lực làm việc khi ở nhà và duy trì kỷ luật khi làm việc từ xa.

5. Làm sao để không bị xao nhãng khi làm việc tại nhà?

Tôi từng nghĩ rằng mình rất giỏi tập trung – cho đến khi làm việc tại nhà.

Điện thoại rung lên, tiếng chó sủa nhà hàng xóm, mẹ gọi xuống ăn trái cây… tất cả khiến tôi “đứt mạch” liên tục.

Một số mẹo giúp tôi cải thiện sự tập trung:

• Đặt chế độ máy bay cho điện thoại trong 2 giờ đầu làm việc

• Dùng tai nghe chống ồn nếu nhà ồn ào

• Ghi chú nhanh những việc phát sinh để xử lý sau, thay vì ngắt việc đang làm

• Dùng extension “StayFocusd” để chặn mạng xã hội trên trình duyệt

6. Tận dụng công nghệ để làm việc nhóm và cộng tác hiệu quả

Nếu bạn là freelancer hoặc làm từ xa trong một nhóm, việc duy trì liên lạc rất quan trọng. Tôi từng gặp rắc rối lớn khi khách hàng gửi yêu cầu qua email, nhưng tôi thì check trễ tận… 3 ngày.

Giờ đây, tôi và khách sử dụng:

• Slack cho chat nhanh

• Zoom cho họp định kỳ

• Google Drive để chia sẻ file

• Trello hoặc ClickUp để theo dõi tiến độ

Các công cụ làm việc nhóm khi làm việc từ xa không chỉ giúp giảm hiểu nhầm mà còn tăng tốc độ xử lý công việc lên rất nhiều.

7. Chống lại sự trì hoãn – kẻ thù thầm lặng

Trì hoãn không đến một cách rõ ràng. Nó đến từ việc “nghỉ một chút thôi”, “xem video này xíu” hay “làm ly cà phê đã”. Và thế là… 2 tiếng trôi qua.

Để khắc phục sự trì hoãn khi làm việc online, tôi dùng mẹo sau:

• Viết checklist đầu ngày, ưu tiên từ việc quan trọng

• Hẹn giờ bắt đầu công việc (ví dụ: 9h đúng viết nội dung)

• Làm việc 5 phút đầu, nếu thấy vẫn không vào guồng thì cho phép nghỉ (thường tôi sẽ tiếp tục)

Chìa khóa là: đừng chờ đến lúc “có hứng” mới làm.

8. Mặc gì khi làm việc tại nhà để giữ tinh thần?

Chuyện nhỏ nhưng ảnh hưởng rất lớn. Tôi từng làm việc cả ngày trong bộ đồ ngủ – và cảm thấy chán chường, thiếu năng lượng.

Tôi chuyển sang mặc quần vải nhẹ, áo thun đơn giản – như thể đang đi làm. Làm việc tại nhà nên ăn mặc thế nào để có tinh thần? – là mặc sao cho bạn cảm thấy mình đang “bắt đầu ngày mới”, không phải đang lê lết qua từng buổi sáng.

Bạn cũng có thể thử: mặc đồ công sở khi cần gọi video quan trọng – cảm giác “nghiêm túc” sẽ trở lại rất nhanh.

9. Kết nối với người khác – liều thuốc chống cô đơn

Làm việc một mình cả tuần, không tương tác với ai là điều dễ khiến bạn cảm thấy lạc lõng. Tôi từng rơi vào tình trạng như vậy – cảm giác bị “cách ly với thế giới”.

Cách tôi vượt qua:

• Tạo nhóm bạn làm remote để trò chuyện cuối tuần

• Tham gia group freelancer để chia sẻ kinh nghiệm

• Hẹn bạn bè cafe mỗi tuần 1 buổi

Cách tránh cảm giác cô đơn khi làm việc một mình tại nhà không nhất thiết phải phức tạp, chỉ cần bạn chủ động mở lòng.

10. Biết dừng đúng lúc để giữ cân bằng

Mẹo cân bằng công việc và cuộc sống khi làm việc tại nhà chính là học cách… tắt máy đúng giờ.

Tôi từng mắc sai lầm: làm việc cả tối, xử lý email lúc 10h đêm, nghĩ rằng như vậy mới năng suất. Nhưng thật ra, cơ thể và tâm trí tôi ngày càng kiệt sức. Giờ đây, tôi đặt giới hạn rõ ràng: 6h chiều tắt laptop, cuối tuần nghỉ ngơi hoàn toàn.

Không ai bắt bạn làm việc 24/7 – trừ khi chính bạn không cho phép bản thân nghỉ.

Làm việc tại nhà là một nghệ thuật cần rèn luyện

Không ai sinh ra đã giỏi làm việc tại nhà. Nó là kỹ năng, là thói quen, và là quá trình liên tục điều chỉnh. Tôi đã thất bại nhiều lần, rồi rút ra được bài học từ chính những lỗi đó.

Nếu bạn đang chật vật, hãy nhớ: bắt đầu từ một việc nhỏ. Dọn bàn làm việc, đặt lịch làm việc đều đặn, thử một công cụ quản lý thời gian… và từ từ, bạn sẽ kiểm soát được ngày làm việc của chính mình.

Làm việc online tại nhà không hề nhàm chán – nếu bạn chủ động biến nó thành một trải nghiệm tích cực.