Sắp xếp thời gian hiệu quả bằng phương pháp Eisenhower Matrix

CÂU CHUYỆN VỀ NHỮNG NGÀY LUÔN CẢM THẤY BẬN NHƯNG KHÔNG HIỆU QUẢ

Có một khoảng thời gian, tôi luôn cảm thấy như mình đang chạy đua với chính đồng hồ. Mỗi ngày thức dậy với hàng tá đầu việc, danh sách to-do dày đặc, nhưng khi trời sập tối, tôi vẫn thấy hụt hẫng: “Hôm nay mình đã làm được gì thật sự quan trọng chưa?”

Tôi đã từng nhầm lẫn giữa “bận rộn” và “năng suất”. Tôi làm liên tục, trả lời email, xử lý việc gấp, nhảy từ cuộc họp này sang cuộc họp khác – nhưng hiệu suất không tăng lên là bao. Tôi luôn trong trạng thái gấp gáp, mệt mỏi và dễ bị phân tâm. Cứ như thể, chính tôi đang bị công việc điều khiển thay vì ngược lại.

Một ngày, tôi tình cờ đọc được về phương pháp Eisenhower Matrix – nghe có vẻ học thuật, nhưng khi áp dụng vào đời sống thực thì lại cực kỳ đơn giản và hiệu quả. Nó đã thay đổi hoàn toàn cách tôi nhìn nhận công việc, thời gian và… chính mình.

Nếu bạn cũng từng cảm thấy mình làm rất nhiều mà chẳng đến đâu, nếu bạn đang tìm một cách làm việc năng suất hơn, thông minh hơn và giảm bớt áp lực tinh thần – thì bài viết này là dành cho bạn. Tôi sẽ chia sẻ mọi thứ tôi đã áp dụng, thử sai và điều chỉnh – để bạn không cần phải mò mẫm lại từ đầu.

PHƯƠNG PHÁP EISENHOWER MATRIX LÀ GÌ?

Lần đầu tôi nghe đến cụm từ “Eisenhower Matrix”, tôi thốt lên: “Lại thêm một mô hình quản trị phức tạp nữa sao?” Nhưng khi đọc kỹ hơn, tôi đã phải gật gù: à, hóa ra cách đơn giản nhất để tăng năng suất làm việc lại đến từ một… tổng thống.

Tư duy của Eisenhower: Bận rộn chưa chắc đã hiệu quả

Dwight D. Eisenhower – Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ, là người có lịch làm việc bận rộn thuộc hàng top thế giới. Tuy vậy, ông nổi tiếng là người điềm tĩnh, ít stress và ra quyết định cực kỳ dứt khoát. Bí quyết của ông nằm ở một nguyên tắc rất đơn giản:

“Tôi có hai loại vấn đề: việc gấp và việc quan trọng. Việc quan trọng không phải lúc nào cũng gấp, và việc gấp thì thường không quan trọng.”

Câu nói ấy đã trở thành nền tảng của mô hình Eisenhower Matrix, hay còn gọi là ma trận khẩn cấp – quan trọng, giúp phân loại công việc dựa trên 2 tiêu chí:

• Tính quan trọng (có ảnh hưởng đến mục tiêu dài hạn, sức khỏe, giá trị cá nhân…)

• Tính khẩn cấp (có thời hạn gần, áp lực hoàn thành ngay)

Cấu trúc Ma trận Eisenhower – 4 ô quyền lực

Hãy tưởng tượng bạn có một tờ giấy chia làm 4 ô vuông như sau:

Ô 1: Quan trọng & Khẩn cấp – Hành động ngay

Đây là những việc bạn phải làm ngay: báo cáo deadline gấp, xử lý sự cố khách hàng, giải quyết tình huống khẩn cấp. Không làm là hậu quả đến ngay.

✅ Ví dụ thực tế của tôi: Một hôm khách hàng báo lỗi nghiêm trọng trên hệ thống – tôi phải xử lý ngay, không trì hoãn.

Ô 2: Quan trọng & Không khẩn cấp – Việc tạo giá trị lâu dài

Đây là phần quan trọng nhất mà hầu hết mọi người… bỏ quên.

Đây là nơi bạn lên kế hoạch, phát triển bản thân, xây dựng chiến lược – những việc không gấp nhưng quyết định bạn đi xa đến đâu.

✅ Tôi bắt đầu lên kế hoạch viết sách mỗi tuần 2 buổi, mỗi lần 90 phút – không ai ép, nhưng nó nuôi dưỡng mục tiêu dài hạn của tôi.

Ô 3: Không quan trọng nhưng khẩn cấp – Giao việc

Nhiều người bị mắc kẹt ở đây – trả lời tin nhắn, email, họp vội, giải quyết việc hộ người khác.

✅ Tôi học cách nói “không” lịch sự, hoặc giao lại cho cộng sự khi việc không cần thiết tôi tự làm.

Ô 4: Không quan trọng – Không khẩn cấp – Xoá khỏi danh sách

Lướt Facebook vô định, xem video TikTok không mục tiêu, tám chuyện lúc làm việc – chính là những thủ phạm ngốn năng lượng bạn mà chẳng đem lại hiệu quả gì.

✅ Một trong những hành động tôi từng làm là… xóa app Facebook khỏi điện thoại. Hiệu suất tăng rõ!

Tại sao ma trận này lại hiệu quả?

Vì nó buộc bạn phải tỉnh táo lựa chọn điều đáng làm, thay vì cuốn vào việc gấp. Nó giúp bạn làm việc thông minh, thay vì chỉ “chạy việc”.

Khi bạn thấy rõ việc nào thực sự quan trọng, bạn sẽ ngừng cảm thấy “ngập đầu”. Khi bạn biết việc nào có thể bỏ qua, bạn sẽ giảm stress khi làm việc đáng kể.

VÌ SAO EISENHOWER MATRIX GIÚP TĂNG NĂNG SUẤT LÀM VIỆC?

Trước khi áp dụng Eisenhower Matrix, tôi hay rơi vào trạng thái giống như đang… “làm nhiều để đỡ cảm thấy tội lỗi”. Cứ thấy to-do list dài là làm liên tục, làm đủ thứ. Nhưng cuối ngày, điều duy nhất tôi hoàn thành là… mệt mỏi.

Ma trận Eisenhower khiến tôi dừng lại, nhìn vào danh sách và tự hỏi: “Việc này có thực sự quan trọng không?” – và câu hỏi đó đã thay đổi cách tôi làm việc mãi mãi.

1. Loại bỏ cảm giác “luôn bận rộn” – và thay vào đó là sự chủ động

Có một sự thật tàn nhẫn: không phải việc nào “gấp” cũng đáng để bạn bỏ tất cả mọi thứ xuống để làm. Nhưng não bộ chúng ta lại mặc định ưu tiên việc khẩn cấp, vì nó kích hoạt phản xạ sinh tồn – cảm giác “nếu không làm thì sẽ có hậu quả ngay lập tức”.

Phương pháp Eisenhower giúp bạn tách bạch rõ ràng giữa “bận” và “năng suất”. Khi tôi bắt đầu phân loại công việc vào 4 ô, tôi phát hiện hơn 50% đầu việc mình làm mỗi ngày thực ra nằm ở… Ô số 3 hoặc số 4 – không tạo ra giá trị gì lâu dài.

Việc loại bỏ những đầu việc “gấp nhưng không quan trọng” giúp tôi có thêm thời gian để tập trung vào việc quan trọng nhưng chưa gấp – ví dụ như học kỹ năng mới, xây dựng kế hoạch dài hạn, chăm sóc sức khỏe. Và đó mới là những việc cải thiện hiệu suất công việc thực sự.

2. Tạo nền tảng cho sự tập trung sâu (deep work)

Bạn có bao giờ đang làm việc thì nhận tin nhắn “gấp”, rồi lao đi xử lý, sau đó mất 20 phút mới quay lại được? Tôi từng sống trong guồng quay đó hàng năm trời.

Nhưng khi tôi dùng Eisenhower Matrix, tôi bắt đầu bảo vệ khung giờ làm việc sâu của mình bằng cách… không động vào việc ở Ô 3 hoặc Ô 4 vào buổi sáng. Mọi email, tin nhắn, cuộc họp đều được đẩy về sau 10h30.

Nhờ vậy, tôi có 2–3 giờ mỗi sáng để viết, suy nghĩ, giải quyết những việc quan trọng. Và chính những khung giờ đó giúp tôi hoàn thành nhiều dự án mà trước đây tôi cứ trì hoãn mãi.

✅ Đây chính là cách mà Eisenhower Matrix góp phần vào bí quyết tập trung cao độ và giúp bạn duy trì cách làm việc năng suất một cách bền vững.

3. Hạn chế stress và cảm giác kiệt sức

Trước đây, tôi hay cảm thấy cả ngày đã làm “hết ga”, mà sao vẫn thấy tội lỗi vì chưa làm được việc X, Y, Z. Hóa ra là vì tôi đang đặt tiêu chuẩn hiệu suất theo… độ bận rộn, chứ không phải theo giá trị tạo ra.

Từ khi tôi chuyển sang dùng ma trận Eisenhower để chọn việc, tôi biết rõ hôm nay mình làm gì là đủ. Tôi không còn ép bản thân phải “cày” hết mọi task nữa – mà chọn đúng 3–4 việc đáng làm nhất.

Việc này không chỉ giúp tôi giảm stress khi làm việc, mà còn giữ được năng lượng tinh thần cho những điều thực sự quan trọng: gia đình, bản thân, giấc ngủ.

4. Duy trì động lực lâu dài – thay vì “bốc cháy rồi tắt ngóm”

Bạn có từng thấy hăng hái đầu tuần nhưng… đuối dần từ thứ 4?

Eisenhower Matrix giúp tôi duy trì động lực dài hạn bằng cách tránh quá tải đầu tuần, phân phối đều các nhiệm vụ ở Ô 2, và luôn dành thời gian để làm việc có ý nghĩa.

Tôi có một bảng “Eisenhower mini” mỗi tuần – mỗi sáng thứ 2 tôi lên danh sách 4 việc quan trọng (Ô 2), và chỉ cần hoàn thành được 3/4 là tôi đã tự thưởng cho mình một buổi cà phê chậm rãi vào cuối tuần.

CÁCH SỬ DỤNG EISENHOWER MATRIX TỪNG BƯỚC – THỰC TẾ VÀ ĐƠN GIẢN

Đây chính là phần bạn đang tìm kiếm nếu bạn muốn sắp xếp thời gian hiệu quả, tăng năng suất nhưng không muốn đau đầu vì phương pháp quá học thuật. Tôi sẽ chia sẻ cách tôi ứng dụng Eisenhower Matrix mỗi tuần, bằng những bước đơn giản – thực tế – cá nhân hóa.

Bước 1: Liệt kê toàn bộ công việc cần làm

Không cần cầu kỳ. Mỗi sáng thứ 2 hoặc tối Chủ nhật, tôi ngồi 15–20 phút, mở Notion (hoặc sổ tay giấy), và viết hết mọi việc cần làm ra.

Gồm cả: việc công ty, deadline, cuộc họp, việc cá nhân, sức khỏe, học tập, gia đình.

Đây là bước “dọn não” – để bạn không phải nhớ lặt vặt trong đầu nữa, từ đó tăng khả năng tập trung khi làm việc nhiều giờ.

Bước 2: Phân loại vào 4 ô của ma trận Eisenhower

Bây giờ là lúc “phép màu” xảy ra.

Tôi chia bảng trắng (hoặc trang giấy) thành 4 ô vuông:

Ví dụ cụ thể của tôi tuần trước:

• Ô 1: Nộp báo cáo chiến dịch marketing (hạn trong 24h)

• Ô 2: Viết nội dung khóa học online (dự án dài hạn)

• Ô 3: Trả lời email khách hàng mới (có thể nhờ trợ lý xử lý trước)

• Ô 4: Đọc tin tức trên LinkedIn 30 phút mỗi sáng (cắt giảm)

✅ Lưu ý quan trọng: Trung thực với bản thân. Có việc bạn nghĩ là “quan trọng” nhưng thực ra chỉ là thói quen phản xạ (ví dụ: check email liên tục).

Bước 3: Gắn thời gian thực tế cho từng nhóm

Tôi gợi ý bạn:

• Ô 1: Làm đầu tiên trong ngày, dùng khung giờ “não minh mẫn nhất”

• Ô 2: Đặt lịch vào buổi sáng (từ 8h–10h30), dùng Pomodoro 25/5 để duy trì tập trung

• Ô 3: Dành 1–2 phiên vào cuối buổi chiều để xử lý hoặc giao

• Ô 4: Dẹp thẳng tay! (Bạn sẽ cảm thấy nhẹ người ngay lập tức)

✅ Nếu bạn làm việc nhóm, hãy dùng công cụ chia task hiệu quả như Trello, ClickUp, hoặc Notion để gắn trách nhiệm từng thành viên – vừa minh bạch, vừa tiết kiệm thời gian.

Bước 4: Tạo checklist hành động rõ ràng

Tôi thường tạo một checklist hằng ngày dựa trên ma trận Eisenhower tuần đó. Ví dụ:

• (Ô 1) Gửi đề xuất hợp tác → Hạn hôm nay

• (Ô 2) Viết bài blog mới 1000 từ → 2 Pomodoro buổi sáng

• (Ô 3) Follow-up hợp đồng qua email → Chuyển cho team sale

• (Ô 4) Dừng đọc báo giờ nghỉ trưa → Thay bằng đi dạo 15 phút

Checklist giúp tôi giữ cam kết cá nhân và giảm cảm giác “không biết làm gì tiếp theo”.

Bước 5: Đánh giá lại mỗi tuần – và điều chỉnh

Chủ nhật hàng tuần, tôi dành 15 phút để review lại:

• Việc gì tôi đã làm tốt?

• Việc nào bị trì hoãn?

• Tôi có bị cuốn vào Ô 3 hoặc 4 quá nhiều không?

✅ Việc này giúp tôi rút kinh nghiệm, và xây dựng lịch trình làm việc hợp lý mỗi ngày hơn theo thời gian.

Mẹo cá nhân giúp bạn duy trì hiệu quả

• Bắt đầu nhỏ: Chỉ cần áp dụng cho 10–12 task đầu tiên. Đừng áp lực phải “quản toàn bộ đời sống”.

• Sử dụng màu sắc hoặc biểu tượng để dễ nhớ: màu đỏ cho Ô 1, xanh lá cho Ô 2…

• Kết hợp Eisenhower với Pomodoro: Chọn 1 việc ở Ô 2 → Làm 2 Pomodoro → Nghỉ 10 phút → Lặp lại.

MẸO DUY TRÌ HIỆU QUẢ VÀ TRÁNH LỖI KHI ÁP DỤNG EISENHOWER MATRIX

Tôi từng nghĩ rằng: “Chỉ cần chia được việc vào 4 ô là xong”. Nhưng thực tế thì không hẳn. Sau vài tuần đầu tiên áp dụng, tôi bắt đầu gặp phải những tình huống như: phân loại sai, mất hứng thú, hoặc… quay lại thói quen cũ.

Tin vui là: bạn hoàn toàn có thể duy trì Eisenhower Matrix hiệu quả mỗi ngày, nếu tránh được những lỗi phổ biến dưới đây – và áp dụng một số mẹo tôi rút ra từ chính quá trình tự áp dụng.

1. Đừng biến ma trận Eisenhower thành sổ tay ghi việc… đẹp mắt

Nhiều người (trong đó có tôi, ban đầu) mắc lỗi này: chăm chút trình bày bảng ma trận, dán lên tường, tô màu rực rỡ, nhưng… lại không hành động theo.

Ma trận chỉ thực sự hiệu quả khi bạn biến từng ô thành hành động cụ thể, chứ không chỉ là danh sách nhìn cho “có vẻ tổ chức”.

✅ Giải pháp: Mỗi đầu việc nên được gắn thời gian cụ thể trong lịch làm việc, hoặc checklist có đánh dấu hoàn thành. Ma trận là để hành động, không phải để ngắm.

2. Hãy bắt đầu từ thói quen buổi sáng thành công

Thay vì cuống cuồng “bắt tay vào làm” khi mở máy tính, tôi học cách dành 15 phút đầu buổi sáng để nhìn lại ma trận Eisenhower – đặc biệt là Ô 1 và Ô 2.

Tôi gọi đó là “nghi thức tập trung” – giúp tôi lấy lại định hướng trong ngày, thay vì bị cuốn vào việc vặt.

✅ Một thói quen buổi sáng thành công có thể bao gồm:

• Dậy sớm 30 phút, uống nước, thiền nhẹ

• Ghi lại 3 việc ưu tiên hôm nay (1 việc ở Ô 1, 2 việc ở Ô 2)

• Cam kết hoàn thành 1 Pomodoro (25 phút) đầu ngày với việc ở Ô 2

3. Tránh mắc bẫy “Ô 3” – nơi những việc khẩn nhưng không giá trị chiếm đóng

Đây là lỗi tôi hay gặp nhất. Vì nghe “gấp” nên tôi xử lý ngay – và không còn thời gian cho việc thật sự quan trọng.

📍 Một mẹo cực hữu ích: trước khi làm bất kỳ việc gì, hãy dừng lại 10 giây và tự hỏi:

“Việc này có thật sự quan trọng cho mục tiêu dài hạn hoặc giá trị cốt lõi của tôi không?”

Nếu không – hãy giao, hoãn hoặc bỏ qua.

✅ Việc loại bỏ xao nhãng khi làm việc là một kỹ năng cần luyện tập, không chỉ là lý trí.

4. Đừng quên kết hợp Eisenhower với kỹ thuật Pomodoro

Bạn có thể có một danh sách hoàn hảo, nhưng nếu không kiểm soát thời gian từng việc, bạn vẫn sẽ dễ bị trôi theo cảm xúc.

Tôi thường kết hợp như sau:

• Việc ở Ô 2 → Làm vào buổi sáng, dùng 2 phiên Pomodoro

• Việc ở Ô 3 → Gom lại làm một lần buổi chiều (thay vì xử lý rải rác)

• Việc ở Ô 4 → Ghi vào “Danh sách đen” để tránh rơi lại vào thói quen cũ

✅ Nguyên tắc Pomodoro giúp bạn duy trì sự tập trung cao độ và có thời gian nghỉ hợp lý giữa các phiên.

5. Đừng tự hành hạ mình nếu không hoàn thành hết việc

Một ngày bạn chỉ nên có:

• 1–2 việc ở Ô 1

• 1–2 việc ở Ô 2

• 1 việc phụ ở Ô 3 (nếu có)

Nếu bạn liệt kê 10 việc/ngày và hy vọng “làm hết” thì bạn đang sắp xếp thất bại ngay từ đầu.

Eisenhower Matrix là để chọn lựa thông minh – không phải để chứng minh bạn là robot.

6. Đánh giá định kỳ – ít nhất mỗi tuần một lần

Tôi thường dành 20 phút vào tối Chủ nhật để xem lại:

• Việc tôi làm có khớp với ma trận không?

• Tôi có bị trượt vào Ô 3/4 quá nhiều không?

• Việc ở Ô 2 tuần rồi chưa làm có thể chuyển thành Ô 1 tuần tới không?

✅ Đây là lúc bạn luyện tập kỹ năng lập kế hoạch công việc cá nhân, đồng thời nhìn lại hiệu suất làm việc thực tế của chính mình.

SO SÁNH EISENHOWER MATRIX VỚI CÁC PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ THỜI GIAN KHÁC

Eisenhower Matrix là một công cụ tuyệt vời để ưu tiên công việc, nhưng không phải là “vũ khí duy nhất” giúp bạn tối ưu năng suất. Trong quá trình tự khám phá và thử nghiệm, tôi đã kết hợp Eisenhower với nhiều phương pháp khác – mỗi phương pháp có một “cá tính” riêng, và khi hiểu đúng, bạn có thể dùng chúng như bộ công cụ hỗ trợ lẫn nhau.

Dưới đây là những so sánh thực tế, theo trải nghiệm cá nhân, không theo lý thuyết sách vở.

1. Eisenhower Matrix vs. Pomodoro Technique

Eisenhower Matrix giúp bạn chọn đúng việc cần làm, còn Pomodoro giúp bạn thực sự làm việc đó với tập trung cao độ.

Eisenhower = Chọn đúng chiến trường
Pomodoro = Chiến đấu hiệu quả tại chiến trường đó

Khi tôi chỉ dùng Eisenhower mà không chia thời gian cụ thể, tôi dễ… bị trôi theo cảm xúc. Nhưng khi kết hợp:

• Việc ở Ô 2 → tôi làm 2–3 phiên Pomodoro buổi sáng

• Sau mỗi phiên, nghỉ 5 phút → duy trì năng lượng và chống phân tâm

✅ Gợi ý: Dùng Eisenhower để lên kế hoạch theo tuần → Dùng Pomodoro để triển khai theo giờ trong ngày

👉 Đây là cách tôi làm việc năng suất mà vẫn có thời gian nghỉ ngơi, thay vì “cắm đầu” từ sáng đến tối.

2. Eisenhower Matrix vs. ABCDE Method (Brian Tracy)

Phương pháp ABCDE chia việc theo độ ưu tiên:

• A = cực kỳ quan trọng

• B = nên làm

• C = có làm hay không cũng không sao

• D = có thể giao cho người khác

• E = có thể bỏ

Nó khá giống Eisenhower, nhưng mang tính “liệt kê tuyến tính” chứ không trực quan như ma trận 4 ô. Với người mới bắt đầu, tôi thấy Eisenhower dễ áp dụng hơn – đặc biệt khi bạn là người thiên về hình ảnh hoặc cảm xúc.

✅ Tôi thường dùng ABCDE cho danh sách việc trong ngày (liệt kê nhanh), sau đó chuyển vào ma trận Eisenhower để sắp xếp lại khi cần.

3. Eisenhower Matrix vs. Getting Things Done (GTD)

Phương pháp GTD của David Allen khá nổi tiếng với 5 bước:

1. Thu thập

2. Làm rõ

3. Tổ chức

4. Xem lại

5. Hành động

GTD rất chi tiết, phù hợp với người thích cấu trúc phức tạp và làm nhiều dự án cùng lúc. Nhưng với tôi – nó hơi “cồng kềnh” khi chỉ cần lên kế hoạch cho một tuần làm việc cá nhân.

✅ Tôi chọn Eisenhower Matrix để bắt đầu đơn giản, khi cần mới dùng thêm GTD để quản lý khối lượng công việc lớn hoặc các dự án kéo dài.

4. Khi nào nên dùng Eisenhower Matrix là chính?

• Khi bạn bị ngợp bởi quá nhiều đầu việc, không biết nên làm gì trước

• Khi bạn cần tối ưu thời gian làm việc trong ngày mà vẫn còn “lủng củng”

• Khi bạn muốn làm việc thông minh hơn không chăm chỉ hơn

• Khi bạn bắt đầu xây dựng kỹ năng quản lý công việc và cần một hệ thống dễ nhớ

Kết luận nhỏ của riêng tôi

Eisenhower không phải là công cụ mạnh nhất – nhưng là công cụ đơn giản nhất giúp bạn ra quyết định nhanh nhất.

Và đôi khi, trong một ngày làm việc đầy rối rắm, điều bạn cần chỉ là: “Việc nào tôi cần làm ngay bây giờ?”
→ Eisenhower giúp bạn trả lời điều đó.